HASIL ASSESSMENT, UNTUK PENGEMBANGAN FMA PERLU PELATIHAN LANJUTAN

Assessment terhadap Koperasi FMA Tunas Kencana Cirebon yang dilakukan pada tanggal 29-30 Desember 2012 oleh Tim Rekadesa yang beranggotakan  2 orang yaitu Tommy Kastanja dan Herry Subagyo, hasilnya antara lain adalah bahwa Koperasi Pertanian FMA Tunas Kencana dibentuk dari adanya kesadaran petani jamur merang di desa Luwungkencana yang sebelumnya telah tergabung dalam kegiatan FMA Desa Luwungkencana.

Cikal bakal Koperasi Pertanian Tunas Kencana adalah dari adanya kesadaran untuk sebuah perkumpulan petani jamur merang.  Asosiasi petani jamur yang telah ada akhirnya tidak dapat bertahan lama, karena ketiadaan sistem dan tata-kelolanya. Hal ini ditandai dengan banyak anggota yang memilih untuk keluar dari asosiasi dan berupaya secara mandiri untuk melakukan bisnis budidaya jamur merang.

Sampai tiba pada tahun 2011, beberapa waktu setelah Program FMA diluncurkan disepakati pendirian Koperasi sebagai wadah kelembagaan petani untuk meningkatkan kapasitas dan kinerjanya secara lebih besar melalui keterampilan budidaya jamur merang.

Dalam perjalanannya selama hampir satu tahun, terdapat berbagai dinamika diantaranya adalah sebagai berikut :

1.       Para pengurus yang notabene juga pengelola Koperasi adalah generasi muda. Hal ini menandakan sebuah organisasi yang mampu dengan berani memiliki impian dan tujuan di masa depan. Salah satunya, pengurus mengimpikan untuk tidak hanya melayani petani jamur namun juga petani lainnya dengan berbagai produk turunan dalam bentuk unit-unit usaha koperasi untuk meningkatkan kapasitas dan potensinya.

Bahkan pengurus juga telah berani dengan kepercayaan dan motivasi diri yang tinggi mengajukan pinjaman BRI.

2.       Meskipun demikian, jumlah anggota koperasi yan g masih sebatas petani jamur merang juga ternyata masih belum semuanya masuk menjadi anggot koperasi. Padahal area wilayah jangkauan koperasi cukup luas.

3.       Semangat belajar dan juga kemauan yang keras untuk maju dan memperbaiki diri sangat jelas terlihat pada pengurus. Hal ini juga merupakan nilai tambah bagi percepatan program perbaikan dan bahkan pengembangan koperasi menjadi lebihy maju.

4.       Kesadaran ini menjadi proses assessment sampai proses identifikasi SWOT menjadi jauh lebih mudah dan juga relatif cepat.

Koperasi Pertanian FMA Tunas Kencana sudah memiliki Struktur organisasi, namun menurut Tim Assessment struktur organisasi tersebut masih belum mencerminkan kaidah dan prinsip-prinsip berkoperasi. dan bila struktur organisasi tersebut dijalankan maka pengertiannya adalah bahwa :

1.       Pimpinan tertinggi koperasi adalah ketua dan bukan Rapat Anggota;

2.       Ketua sebagai pimpinan koperasi memiliki bawahan sekretaris dan bendahara. Hal ini melanggar prinsip koperasi dimana pengurus koperasi merupakan satu kesatuan yang sejajar, yaitu tim kerja antara ketua-sekretaris-bendahara. Perbedaannya akan muncul dalam fungsi, tugas dan tanggungjawabnya.

3.       Selama ini unit usaha koperasi masih ditangani oleh pengurus. Dengan struktur seperti ini, akan memperbesar peluang tata-kelola yang tidak maksimal karena akan memerlukan kapasitas ketua yang mampu menempatkan diri sesuai konteks. Saat mana ketua harus menempatkan diri berfungsi sebagai ketua koperasi dan saat mana harus berfungsi diri sebagai pengelola/manager. Bila tidak memiliki sistem, aturan dan kebijakan koperasi dan juga operasional unit usaha, maka akan mengakibatkan dua hal yang negatif. Pertama, ketika terjadi masalah baik dalam area fungsi ketua koperasi maupun dalam area fungsi pengelola/manager, akan sulit mencari solusi terbaik. Bahkan akan tambah sulit lagi ketika kedua area tersebut terjadi masalahnya secara bersamaan.  Kedua, bila hal lain ini tidak berhasil diatasi, maka akan terjadi stagnasi, tidak adanya pertumbuhan, konflik dan akhirnya yang paling parah adalah bubarnya kelembagaan. Atau jika tidak bubarpun, pertumbuhan koperasi akan rncah yang menghasilkan tingkat kepercayaan merosot tajam. Dan untuk memperbaiki kondisi ini membutuhykan waktu, usaha dan sumber daya yang tidak sedikit.

Hasil Assessment terhadap tata kelola Organisasi dengan menggunakan tools RIA, diketahui beberapa hal yakni :

1.         Panduan dan kebijakan bagi kelembagaan yang akan dijalankan pengurus belum dimiliki. Koperasi baru memiliki Anggaran Dasar, Namun Anggaran Rumah Tangga yang merupakan aturan operasional belum dimiliki.

2.         Para anggota koperasi masih belum menyadari hak dan kewajiban sebagai anggota koperasi. Sebagai contoh, dalam catatan pembukuan kas anggota ternyata pada saat anggota mengambil simpanan sukarela untuk kebutuhan hari raya, simpanan pokok dan simpanan wajib juga ikut diambil. Hal ini diakui sebagai kesalahan pengurus yang belum sungguh-sungguh memahami perlakuan terhadap berbagai simpanan yang ada di koperasi dan hal ini juga mencerminkan kurangnya pengetahuan dan pemahaman pengurus terhadap tata kelola koperasi, khususnya terkait hak dan kewajiban anggota.

3.         Sosialisasi kepada anggota tentang menjalani kelembagaan koperasi ini sudah dilakukan. Namun belum dianggap maksimal karena perbadingan populasi petani jamur merang dengan yang menjadi anggota koperasi masih kecil. Apalagi dengan fakta juga tentang turn over anggota yang cukup tinggi padahal usianya masih belum setahun. Terbukti dengan adanya peningkatan jumlah anggota yang relatif kecil yaitu di mulai dari 19 anggota dan saat ini baru mencapai 24anggota.

4.         Upaya pelatihan berkoperasi bagi para anggota juga masih kurang. Yang masih dominan adalah pelatihan dalam hal teknis, budidaya dan dari sisi bisnis jamur merang.

Sementara usaha yang dilakukan Koperasi adalah pemasaran jamur dan penyediaan sarana budidaya jamur merang, dan menggunakan tools RIA diperoleh beberapa hal yaitu :

1.         Usaha yang dilakukan menunjukkan trend yang meningkat;

2.         Surplus usaha ada namun masih di yang tingkat anggota dan juga mitra petani yang bukan anggota koperasi;

3.         Terkait aktivitas usaha, koperasi belum memiliki tenaga pengelola usaha. Sehingga pengelola masih dirangkap oleh pengurus;

4.         Catatan pembukuan serta sistem akuntansi terkait unit usaha masih belum terpisah berdasarkan jenis usaha.

Berdasarkan instrument RIA diperoleh juga

1.         Pengurus, pengawas dan pengelola belum memiliki panduan tugas, wewenang  dan tanggungjawab;

2.         Anggota belum mendapatkan pelatihan terkait perkoperasian;

3.         Program pelatihan dan pengembangan SDM sudah ada namun masih sebatas karena adanya dukungan pendanaan Program FMA. Penguatan kelembagaa diharapkan dimasa depan akan berdampak pada konsistensi dan kemandirian penyediaan program pelatihan dan pengembangan SDM koperasi.

Disamping hal-hal tersebut di atas tim assesor juga mengemukakan hal-hal mengenai karakteristik usaha, penumbuhan dan pengelolaan keuangan diantaranya bahwa pengurus dengan persetujuan anggota sudah memiliki rencana penambahan usaha yaitu :

-          Pinjaman modal pembuatan kumbung;

-          Pelayanan sembako dengan warung serba ada (waserda);

-          Penyediaan sarana produksi tanaman pangan.

Dan dalam assessment, tim assessor melakukan penggalian diskusi tentang kekuatan-kelembagaan-peluang-ancaman . hal ini bertujuan selain sebagai proses pembelajaran bagi pengurus dan pengawas untuk mengenali keberadaan kapasitasnya dalam berkoperasi, juga untuk menjadi acuan bagi apapun program perbaikan, pengembangan maupun peningkatan kinerja kelembagaan koperasi.

Hasil analisis SWOT adalah :

Strengths (kekuatan):

-          Pelayanan jamur merang kepada anggota

-          Koordinasi pengurus dengan anggota berjalan bagus

-          Semua anggota menguasai teknik budidaya jamur merang dan konstruksi bangunan kumbung

-          Koperasi mampu membeli jamur merang lebih tinggi dari tengkulak

-          Lahan untuk pengembangan usaha masih luas

-          Limbah jerami melimpah

-          Menjadi pusat pembelajaran budidaya jamur merang

-          Pelatihan dan praktek pembuaan bibit jamur merang untuk anggota.

Weakness (kelemahan) :

-          Modal masih relative kecil

-          Belum mempunyai sekretariat sendiri

-          Kegiatan unit usaha masih dikerjakan oleh pengurus

-          Pengurus belum mendapatkan gaji

-          Kesadaran anggota untuk membayar simpanan wajib masih rendah

-          Belum memiliki ART

-          Belum ada rumusan visi dan misi

-          Belum ada alat embuatan bibit jamur merang (F0-benih disebar)

-          Manajemen koperasi masih rendah

Opportunities (peluang) :

-          Permintaan pasar masih tinggi (lokal, nasional, regional, internasional)

-          Permintaan limbah jamur untuk pupuk organik cukup tinggi

-          Adanya peluang kredit untuk modal usaha (bank dan investor)

-          Adanya dukunyan program dari pemerintah (usaha ekonomi produktif –UEP)

-          Peningkatan produksi karena geografis dan iklim yang cocok

Threats (ancaman) :

-          Bibit masih tergantung dari luar koperasi

-          Adanya persaingan tidak sehat antar koperasi

-          Persediaan bahan baku (media kapas) terbatas

-          Belum ditemukan media alternatif pengganti kapas

-          Kualitas bibit dari luar kurang menjamin kualitas (kadang bagus, kadang jelek)

Berdasarkan hasil assessment tersebut maka untuk pengembangan organisasi dibutuhkan : perbaikan struktur organisasi; pembuatan tugas wewenang dan tanggungjawab pengurus dan pengawas; pembuatan anggaran rumah tangga; dan perumusan visi dan misi koperasi.

Sedangkan untuk pengembangan SDM dibutuhkan : pelatihan bagi pengurus dan pengawas tentang tata kelola organisasi koperasi; pelatihan bagi anggota untuk menguatkan relasi kerjasama serta kinerja koperasi sebagai lembaga; pelatihan teknis pembuatan anggaran rumah tangga; pembuatan strategi serta mekanisme sosialisasi serta promosi dan hubungan kemasyarakatan untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kelembagaan koperasi.

Pada pengembangan usaha dibutuhkan : pembuatan neraca untuk tiap unit usaha; pembuatan rencana usaha bagi tiap unit usaha; pembuatan proposal bisnis untuk pinjaman modal usaha ke kelembagaan keuangan; mengatasi persoalan mutu bibit jamur yang diperoleh dari luar koperasi; dan mengatasi persoalan alternatif pengganti media kapas.

Sementara itu untuk pengembangan kinerja keuangan dibutuhkan : prnataan manajemen keuangan koperasi; pelatihan pembuatan neraca koperasi; pelatihyan pembuatan neraca tiap unit usaha; dan tata-cara koperasi terkait simpanan poko, wajib dan sukarela bagi anggota serta kesadaran untuk mentaati demi kinerja koperasi.

Berdasarkan assessment yang dilakukan terhadap Koperasi Pertanian FMA Tunas Kencana yang merupakan kelembagaan petani pedesaan yang disepakati untuk dikembangkan sebagai FMA Kabupaten Cirebon ini dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.       Ada potensi peningkatan kinerja koperasi karena faktor Pengurus yang masih mjuda;

2.       Perlu segera diberikan penguatan kelembagaan koperasi u7ntuk pengurus pengawas dan anggota dalam menjalankan aktivitas perkoperasian;

3.       Hasil SWOT menunjukkan begitu banyaknya kekuatan sert5a peluang yang dapat diraih. Namun bersamaan dengan itu aspek tata kelola organisasi, pengembangan SDM serta kemampuan menghadapi persoalan-persoalan di tingkat unit usaha perlu diupayakan secara sistematis dan terstruktur.

Adapun rekomendasi bagi Koperasi Pertanian Tunas Kencana dalam meningkatkan kinerjanya adalah dengan melakukan :

1.       Pelatihan Manajemen Keuangan

2.       Pelatihan Tata Kelola Organisasi

3.       Pelatihan pembuatan perencanaan Strategis Koperasi yang diturunkan pada setiap rencana usaha (busines planning) tiap unit usaha

4.       Pembuatan sistem monitoring dan mekanisme evaluasi dalam rangka penerapan materi pelatihan.

***

Ditulis Ulang  Oleh  :  Supriadi,SP.

                                      Penyuluh Pertanian Madya

Sumber :  Laporan Hasil Assessment Penguatan Kelembagaan FMA ( PT. Rekadesa – Jakarta )